Một trong những quan niệm sai lầm lớn nhất về Giao thức thoại qua Internet (VoIP) là nhiều người cho rằng hệ thống điện thoại voip này chỉ lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn. VoIP có nhiều tính năng mà các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng.
VoIP cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi bằng kết nối internet băng thông rộng thay vì đường dây điện thoại thông thường hoặc tương tự. Công nghệ này chuyển đổi âm thanh thành các gói kỹ thuật số và chuyển nó qua internet tương tự như các loại dữ liệu khác như email.
Dưới đây là 8 lợi ích hàng đầu của VOIP cho các doanh nghiệp nhỏ:
1. Chất lượng cuộc gọi tuyệt vời
Công nghệ VoIP đã phát triển theo cách mà người bạn đang gọi hoặc người đang gọi cho bạn không thể biết bạn đang sử dụng VoIP hay điện thoại cố định truyền thống. Dịch vụ điện thoại VoIP ngày nay thậm chí đã vượt qua điện thoại cố định truyền thống về chất lượng cuộc gọi.
2. Đa chức năng
VoIP có nhiều thứ hơn là thực hiện và nhận cuộc gọi. Các hệ thống VoIP hiện đại kết hợp các dịch vụ liên lạc khác như nhắn tin tức thời, thông tin hiện diện, hội nghị từ xa, hội nghị truyền hình, nhận thư thoại và fax qua email.
Các tính năng đa dạng của VoIP như hội nghị truyền hình cho phép bạn giữ liên lạc với nhân viên để thảo luận các vấn đề quan trọng bất kể họ đang ở đâu trên thế giới. Thông qua hệ thống liên lạc hiện đại này, nhân viên của bạn không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng. Thay vào đó, họ có thể làm việc tại nhà hoặc làm việc từ nước ngoài.
Với VoIP, thư thoại và fax có thể được chuyển tiếp đến email của bạn. Thông qua hệ thống này, bạn sẽ nhận được tin nhắn của mình ở một nơi - email của bạn. Điều này cũng cho phép bạn lưu trữ hoặc chuyển tiếp tin nhắn.
3. Bảo mật
So với kết nối điện thoại analog truyền thống, VoIP an toàn hơn nhiều. Hệ thống điện thoại voip hiện đại này có các giao thức mã hóa tiêu chuẩn hóa, giúp cho các cuộc gọi và dữ liệu của bạn được an toàn - điều không thể thực hiện được trên kết nối điện thoại thông thường.
4. Tính di động
Miễn là bạn đã truy cập internet, bạn có thể sử dụng hệ thống VoIP của mình ở bất cứ đâu. VoIP cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ nhiều thiết bị, bao gồm cả điện thoại thông minh của bạn, đảm bảo rằng bạn có thể được liên hệ với khách hàng hoặc đồng nghiệp dù bạn ở bất kỳ đâu trên thế giới.
Nó cũng cho phép bạn chuyển cuộc gọi đến đồng nghiệp của mình mà không yêu cầu khách hàng gọi đến một số khác. Hệ thống điện thoại này cũng cho phép bạn cài đặt trạng thái của mình để thông báo cho đồng nghiệp biết bạn có sẵn sàng nhận cuộc gọi hay không.
5. Hỗ trợ tự động
Với VoIP, các câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp đơn giản có thể được lập trình để phục vụ khách hàng gọi điện sau giờ hành chính. Giờ mở cửa ngày lễ, giờ mở cửa thông thường và các thông báo quan trọng khác có thể được lập trình, cung cấp cho khách hàng của bạn dịch vụ tối ưu vào tất cả các giờ cả ngày và đêm.
6. Dịch vụ ghi âm cuộc gọi
Với VoIP, các cuộc gọi có thể được ghi lại, cho phép bạn và đồng nghiệp phát lại các cuộc gọi quan trọng, đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng không bị bỏ lỡ. Với hệ thống điện thoại hiện đại này, bạn cũng có thể xem lại nhật ký cuộc gọi để xác định thời gian nào trong ngày mà khách hàng gọi nhiều nhất, mỗi cuộc gọi kéo dài bao lâu và nhiều thông tin liên quan hơn nữa.
7. Tăng năng suất
VoIP tăng năng suất bằng cách loại bỏ "thẻ điện thoại" - hiện tượng xảy ra khi hai người đang cố gắng gọi cho nhau bằng điện thoại nhưng cả hai đều không thể bắt được đối phương. Việc gắn thẻ điện thoại chỉ dẫn đến sự thất vọng của khách hàng tăng lên, giảm doanh số bán hàng và kìm hãm khả năng phát triển của các doanh nghiệp nhỏ.
Với VoIP, các số điện thoại có thể được lập trình để đổ chuông trên nhiều thiết bị trước khi chuyển sang hộp thư thoại. Điều này làm giảm khả năng nhân viên và khách hàng gặp phải thẻ điện thoại.
8. Hiệu quả về Chi phí
Chi phí hoạt động cho điện thoại ip fanvil thấp hơn đáng kể so với các công ty điện thoại truyền thống. Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà tổ chức của bạn có thể tiết kiệm tiền thông qua VoIP:
VoIP cắt giảm đáng kể các cuộc gọi trong nước và quốc tế. Số VoIP, còn được gọi là số ảo, không được kết nối với điện thoại cố định thực nhưng hiển thị với người bạn đang gọi hoặc người gọi cho bạn. Ví dụ: khách hàng và đồng nghiệp có thể gọi cho bạn theo tỷ giá nội địa thay vì tỷ giá quốc tế cao hơn vì số điện thoại ảo của bạn dường như nằm trong sàn giao dịch nội địa của họ mặc dù không phải như vậy.
Tổ chức của bạn không còn phải duy trì các mạng riêng biệt cho dữ liệu và điện thoại.
Vì VoIP cho phép bạn mang điện thoại mở rộng văn phòng của mình đi bất cứ đâu bằng điện thoại thông minh, điều này giúp giảm chi phí điện thoại di động của công ty bạn.
Hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình loại bỏ nhu cầu cho các nhân viên đang đi thực địa phải quay lại văn phòng để tham gia một cuộc họp hoặc để thảo luận các vấn đề quan trọng với đồng nghiệp. Do đó, hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình có thể đồng nghĩa với việc cắt giảm đáng kể chi phí đi lại, cho dù qua ô tô của công ty hay qua máy bay. Đối với nhân viên ảo, hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình cũng có nghĩa là ít chi phí hơn liên quan đến tuyển dụng, đào tạo lại và thậm chí cả không gian văn phòng.
Thiết bị cầm tay VoIP rẻ hơn điện thoại truyền thống.
VoIP cho phép người dùng thực hiện và nhận cuộc gọi bằng kết nối internet băng thông rộng thay vì đường dây điện thoại thông thường hoặc tương tự. Công nghệ này chuyển đổi âm thanh thành các gói kỹ thuật số và chuyển nó qua internet tương tự như các loại dữ liệu khác như email.
Dưới đây là 8 lợi ích hàng đầu của VOIP cho các doanh nghiệp nhỏ:
1. Chất lượng cuộc gọi tuyệt vời
Công nghệ VoIP đã phát triển theo cách mà người bạn đang gọi hoặc người đang gọi cho bạn không thể biết bạn đang sử dụng VoIP hay điện thoại cố định truyền thống. Dịch vụ điện thoại VoIP ngày nay thậm chí đã vượt qua điện thoại cố định truyền thống về chất lượng cuộc gọi.
2. Đa chức năng
VoIP có nhiều thứ hơn là thực hiện và nhận cuộc gọi. Các hệ thống VoIP hiện đại kết hợp các dịch vụ liên lạc khác như nhắn tin tức thời, thông tin hiện diện, hội nghị từ xa, hội nghị truyền hình, nhận thư thoại và fax qua email.
Các tính năng đa dạng của VoIP như hội nghị truyền hình cho phép bạn giữ liên lạc với nhân viên để thảo luận các vấn đề quan trọng bất kể họ đang ở đâu trên thế giới. Thông qua hệ thống liên lạc hiện đại này, nhân viên của bạn không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng. Thay vào đó, họ có thể làm việc tại nhà hoặc làm việc từ nước ngoài.
Với VoIP, thư thoại và fax có thể được chuyển tiếp đến email của bạn. Thông qua hệ thống này, bạn sẽ nhận được tin nhắn của mình ở một nơi - email của bạn. Điều này cũng cho phép bạn lưu trữ hoặc chuyển tiếp tin nhắn.
3. Bảo mật
So với kết nối điện thoại analog truyền thống, VoIP an toàn hơn nhiều. Hệ thống điện thoại voip hiện đại này có các giao thức mã hóa tiêu chuẩn hóa, giúp cho các cuộc gọi và dữ liệu của bạn được an toàn - điều không thể thực hiện được trên kết nối điện thoại thông thường.
4. Tính di động
Miễn là bạn đã truy cập internet, bạn có thể sử dụng hệ thống VoIP của mình ở bất cứ đâu. VoIP cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ nhiều thiết bị, bao gồm cả điện thoại thông minh của bạn, đảm bảo rằng bạn có thể được liên hệ với khách hàng hoặc đồng nghiệp dù bạn ở bất kỳ đâu trên thế giới.
Nó cũng cho phép bạn chuyển cuộc gọi đến đồng nghiệp của mình mà không yêu cầu khách hàng gọi đến một số khác. Hệ thống điện thoại này cũng cho phép bạn cài đặt trạng thái của mình để thông báo cho đồng nghiệp biết bạn có sẵn sàng nhận cuộc gọi hay không.
5. Hỗ trợ tự động
Với VoIP, các câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp đơn giản có thể được lập trình để phục vụ khách hàng gọi điện sau giờ hành chính. Giờ mở cửa ngày lễ, giờ mở cửa thông thường và các thông báo quan trọng khác có thể được lập trình, cung cấp cho khách hàng của bạn dịch vụ tối ưu vào tất cả các giờ cả ngày và đêm.
6. Dịch vụ ghi âm cuộc gọi
Với VoIP, các cuộc gọi có thể được ghi lại, cho phép bạn và đồng nghiệp phát lại các cuộc gọi quan trọng, đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng không bị bỏ lỡ. Với hệ thống điện thoại hiện đại này, bạn cũng có thể xem lại nhật ký cuộc gọi để xác định thời gian nào trong ngày mà khách hàng gọi nhiều nhất, mỗi cuộc gọi kéo dài bao lâu và nhiều thông tin liên quan hơn nữa.
7. Tăng năng suất
VoIP tăng năng suất bằng cách loại bỏ "thẻ điện thoại" - hiện tượng xảy ra khi hai người đang cố gắng gọi cho nhau bằng điện thoại nhưng cả hai đều không thể bắt được đối phương. Việc gắn thẻ điện thoại chỉ dẫn đến sự thất vọng của khách hàng tăng lên, giảm doanh số bán hàng và kìm hãm khả năng phát triển của các doanh nghiệp nhỏ.
Với VoIP, các số điện thoại có thể được lập trình để đổ chuông trên nhiều thiết bị trước khi chuyển sang hộp thư thoại. Điều này làm giảm khả năng nhân viên và khách hàng gặp phải thẻ điện thoại.
8. Hiệu quả về Chi phí
Chi phí hoạt động cho điện thoại ip fanvil thấp hơn đáng kể so với các công ty điện thoại truyền thống. Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà tổ chức của bạn có thể tiết kiệm tiền thông qua VoIP:
VoIP cắt giảm đáng kể các cuộc gọi trong nước và quốc tế. Số VoIP, còn được gọi là số ảo, không được kết nối với điện thoại cố định thực nhưng hiển thị với người bạn đang gọi hoặc người gọi cho bạn. Ví dụ: khách hàng và đồng nghiệp có thể gọi cho bạn theo tỷ giá nội địa thay vì tỷ giá quốc tế cao hơn vì số điện thoại ảo của bạn dường như nằm trong sàn giao dịch nội địa của họ mặc dù không phải như vậy.
Tổ chức của bạn không còn phải duy trì các mạng riêng biệt cho dữ liệu và điện thoại.
Vì VoIP cho phép bạn mang điện thoại mở rộng văn phòng của mình đi bất cứ đâu bằng điện thoại thông minh, điều này giúp giảm chi phí điện thoại di động của công ty bạn.
Hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình loại bỏ nhu cầu cho các nhân viên đang đi thực địa phải quay lại văn phòng để tham gia một cuộc họp hoặc để thảo luận các vấn đề quan trọng với đồng nghiệp. Do đó, hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình có thể đồng nghĩa với việc cắt giảm đáng kể chi phí đi lại, cho dù qua ô tô của công ty hay qua máy bay. Đối với nhân viên ảo, hội nghị từ xa và hội nghị truyền hình cũng có nghĩa là ít chi phí hơn liên quan đến tuyển dụng, đào tạo lại và thậm chí cả không gian văn phòng.
Thiết bị cầm tay VoIP rẻ hơn điện thoại truyền thống.